トラック会社のDXを支援｜見積もり・運賃・案件管理を、自社に合ったシステムで効率化

「見積もりを作るたびに、過去のメールやExcelを探している」
「取引先ごとの運賃を、特定の担当者しか把握していない」
「電話やFAXで受けた依頼を、何度も入力し直している」
「追加作業や待機料金が、請求に反映されていない」

トラック会社の日常業務には、輸送そのものに加え、問い合わせ対応、見積もり、配車、進捗確認、請求など、多くの事務作業があります。

これらの情報をつなぎ、日々の負担を減らす方法が、自社の業務に合わせたシステム開発によるDXです。

ホームページを「仕事の依頼を受け付ける窓口」に

ホームページに会社概要や保有車両を掲載するだけでなく、輸送の相談や見積もり依頼を受け付ける仕組みを設けることで、営業と事務の両方を支援できます。

例えば、次の項目を入力できる見積もりフォームを設置します。

• 積地・卸地
• 集荷日・納品日・希望時間
• 貨物の品名・数量・重量・寸法
• 希望車種・車格
• チャーター便・混載便などの希望
• フォークリフトの有無、手積み・手卸しの条件
• パワーゲートなど必要な設備
• 貨物写真・明細書の添付

必要な情報を最初に受け取ることで、確認のやり取りを減らせます。さらに、フォームの内容を社内システムへ取り込めば、案件登録の手間も軽減できます。

取引先ごとの運賃をまとめて管理

運賃が個別のExcelや担当者の記憶に分散していると、見積もりに時間がかかり、古い料金を適用してしまう原因にもなります。

料金管理システムでは、次のような情報を整理できます。

管理項目	内容の例
車種・車格	軽貨物、2t車、4t車、大型車、ウイング車、平車、冷凍冷蔵車
輸送区間	都道府県別、エリア別、積地・卸地別
運賃条件	距離制、時間制、区間固定、定期便契約
顧客別料金	取引先ごとの契約運賃・適用条件
協力会社料金	外注先ごとの仕入運賃
追加費用	高速料金、待機料、荷役料、時間外対応
有効期間	料金の適用開始日・終了日

条件に合った登録運賃を呼び出し、必要な費用を確認しながら見積もりを作成する仕組みにすれば、担当者ごとの判断のばらつきを抑えられます。

特殊な貨物や作業条件のある案件は個別確認とし、通常案件から効率化する運用も可能です。

見積もりから受注・配車へ、情報をそのまま引き継ぐ

見積書、受注台帳、配車表に同じ情報を入力している場合、転記作業が増えるだけでなく、住所や日時の入力ミスも起こりやすくなります。

システムを連携させれば、見積もり時に登録した情報を、受注後の案件管理や配車へ引き継げます。

案件ごとに、顧客情報、輸送条件、担当者、手配車両、協力会社、運賃、関連書類などをまとめて管理。納品時間や貨物数量が変わった場合も、変更履歴を残して共有できます。

既存の配車システムを使用している場合は、その運用を踏まえて連携方法を検討します。

案件の進捗を見えるようにする

「この依頼は受注済みか」「車両は確保できているか」「配送は完了したか」といった確認が、特定の担当者に集中していませんか。

案件一覧で進捗を確認できれば、社内で状況を把握しやすくなります。

例えば、以下のステータスを設定できます。

• 見積もり対応中
• 顧客回答待ち
• 受注済み
• 車両手配中
• 配車確定
• 輸送完了
• 請求処理済み

未手配や確認待ちの案件を絞り込んで表示することで、対応漏れの防止にもつながります。

待機料・追加作業料の請求漏れを防ぐ

現場で発生した待機や荷役、配送先の追加などが、事務担当者に十分伝わらず、請求に反映されないことがあります。

ドライバーや運行管理担当者が、スマートフォンなどから実績を登録できる仕組みを設ければ、現場の情報を案件にひも付けて管理できます。

待機時間、追加作業、立替費用、受領書の写真などを記録し、顧客への確認状況と合わせて請求前にチェックできるようにします。

現場の報告を請求処理につなぐことも、DXの大切な役割です。

売上だけでなく、案件ごとの採算を把握

協力会社への外注費や追加費用を案件単位で管理すれば、売上と仕入の差額を確認しやすくなります。

さらに、自社便の燃料費、高速料金、人件費などをどの範囲まで集計するかを決めることで、自社の管理方法に合った採算の把握につなげられます。

取引先別・輸送区間別・車種別に実績を振り返れる仕組みは、料金の見直しや営業判断にも役立ちます。

まずは、負担の大きい業務から

すべての業務を一度にシステム化する必要はありません。

「見積書作成を早くしたい」
「料金表を社内で共有したい」
「案件の進捗を一覧で確認したい」

まずは、こうした課題を一つ選び、小さく導入する方法があります。

現在使用しているExcelや帳票、電話・FAXでの受付方法も確認しながら、現場で使いやすい仕組みを設計することが重要です。開発費用は、必要な機能、利用人数、既存データの移行、外部システムとの連携範囲などを整理したうえでお見積もりします。

トラック会社向けのホームページ・業務システム開発をご相談ください

ホームページからの見積もり受付、運賃管理、案件管理、配車情報の共有、請求処理まで。日々の業務に合わせて、必要な機能をご提案します。

現在お使いの料金表・見積書・案件管理用Excelをもとに、改善できる作業を整理するところからご相談いただけます。

事務作業の負担を減らし、営業や輸送の対応に時間を使える環境づくりを始めませんか。

 

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